NEF calcula que gracias a esta solución, ha podido ya reducir en un 25% los tiempos dedicados a la selección de invitados para sus foros, así como la creación y el envío de comunicaciones, según informa en un comunicado la compañía que preside José Luis Rodríguez.

Con cerca de 180 actos celebrados en el curso 2022-2023 y alrededor de 30.000 asistentes presenciales, Nueva Economía Fórum organiza desayunos informativos en Madrid, Barcelona, Bilbao, Sevilla, Málaga y Valencia, con representantes de alto nivel tanto institucional como privado, con presidentes y CEO de grandes empresas, así como con patronales, sindicatos y otros representantes de la sociedad civil.

Desde sus inicios hace más de 20 años, NEF mantiene una estrecha relación con Microsoft, que se convirtió en socio tecnológico de NEF Online en 2020, cuando la pandemia obligó a realizar los foros en formato 100% virtual. El potente despliegue de Microsoft Teams, con sus capacidades para eventos en directo, facilitó la realización en esas circunstancias de hasta 250 actos, con personalidades como el presidente del Parlamento Europeo, el Alto Representante de la Unión para Política Exterior y de Defensa o los ex presidentes del Gobierno español Felipe González, José María Aznar y José Luis Rodríguez Zapatero.

Algunos de estos eventos superaron las 100.000 conexiones, sin que se suscitaran problemas de capacidad ni de funcionalidad. Como recuerda José Luis Rodríguez, “NEF siempre ha valorado la capacidad de Microsoft para generar constantes innovaciones y dar soporte a la implantación y el mantenimiento de las mismas. En 2020, si no hubiéramos contado con la tecnología y el soporte constante de Microsoft para desarrollar eventos online y posteriormente híbridos, nuestra organización hubiera sufrido un grave impacto en su línea de flotación. Al contrario, gracias a ese apoyo, pudimos seguir mostrando vitalidad y desempeñar nuestra misión de poner en contacto a la comunidad de negocios, la política y la sociedad civil”.

La compañía gestionaba ya la práctica totalidad de sus procesos con una versión de Microsoft CRM Dynamics desplegada en sus instalaciones y adaptada para la organización de eventos. Para su renovación, se planteó en un principio la migración a Dynamics 365 Marketing, pero a mitad del proceso se presentó Microsoft Dynamics 365 Insights – Journeys, con una mayor capacidad de respuesta en tiempo real y una potencia apoyada en Inteligencia Artificial (IA). Gracias a la apuesta por la innovación de NEF y a la rápida respuesta de Microsoft y su equipo de Business Applications, se pudo completar ágilmente la migración a la nueva plataforma.

El éxito de la operación se debió también, en gran medida, a la aportación de los partners de Microsoft: ISAIG Tecnología tenía un profundo conocimiento del funcionamiento del CRM que utilizaba previamente NEF, mientras que Axazure es experto en el nuevo catálogo de funcionalidades de Microsoft Dynamics 365. La migración de la base de datos de actividades y la adaptación de la estructura de la compañía se completaron en apenas unos días, sin mayores incidencias en su operativa. En el proceso se ha podido preservar el archivo histórico de NEF desde el año 2000, haciéndolo funcional en el nuevo sistema, y redefinir los flujos de trabajo para aprovechar las funciones avanzadas del nuevo sistema.

El sistema facilita la edición de segmentos, correos electrónicos y procesos, otorgando a los equipos de marketing y negocio una mayor autonomía respecto al departamento de TI. También hace posible el análisis de las interacciones con los invitados para definir en qué momento y formato son más efectivas.

Para Diego Rodríguez, director general de NEF, “sin duda, las capacidades de Dynamics 365 Insights–Journeys van a hacer que podamos ir más allá de lo que tiene que ver con los procesos de convocatoria de eventos, gestión de ponentes, asistentes y proveedores. Estamos convencidos de que las nuevas funcionalidades de Microsoft Dynamics 365 aumentarán de forma significativa nuestras potencialidades: capacidad de crecimiento y expansión, inteligencia de contenidos y perfiles de ponentes e invitados, análisis de eficiencia, o conocimiento de las entidades que concurren en nuestra misma actividad".