Según informó este miércoles el Consejo General del Notariado, estos permisos han permitido generar más de 7.919.300 copias electrónicas simples y 546.900 copias electrónicas autorizadas con Código Seguro de Verificación (CSV), cuya comprobación tiene lugar en la Sede Electrónica Notarial (portalnotarial.es), que cuenta con más de 597.100 usuarios.

La Ley 11/2023 permitió la digitalización de diversas actuaciones notariales y la creación del protocolo notarial electrónico (archivo electrónico de las escrituras), que permite generar copias electrónicas autorizadas con Código Seguro de Verificación para que los ciudadanos y empresas puedan disponer de sus documentos notariales en sus dispositivos e intercambiárselos o enviarlos directamente a los organismos que se los soliciten.

“Con la entrada en vigor de la ley, los notarios comenzamos a crear el protocolo electrónico, que es un reflejo idéntico del protocolo en papel. Es decir, de cada escritura hay una matriz que tiene un doble soporte (en papel y digital), con distinta finalidad y en beneficio de la ciudadanía”, señala la portavoz del Consejo General del Notariado, María Teresa Barea. “Gracias a él, los notarios podemos entregar copias electrónicas autorizadas de las escrituras a los ciudadanos y empresas, con el ahorro de papel y desplazamientos que eso supone”, explica.

Las copias electrónicas autorizadas se solicitan mucho en casos como, por ejemplo, cuando una sociedad limitada quiere participar en un concurso público o recibir una subvención para su negocio, según explica Barea.

En ese caso, el apoderado o administrador de la empresa que se ocupa de la gestión va a tener que tramitar un expediente administrativo y lo primero que le van a solicitar es que acredite la constitución de la sociedad y que efectivamente es el administrador o apoderado de dicha mercantil. Para ello deberá presentar una copia autorizada de la escritura de constitución de la sociedad y de la escritura en la que figure su nombramiento.

Cualquier ciudadano, accediendo a la Sede Electrónica Notarial a través de portalnotarial.es y acreditándose, puede saber todas las escrituras públicas que ha otorgado en los últimos veinte años y ante qué notarios, y, si le interesa, pedirles copias de las mismas, o incluso reunirse con el notario por vía online.

Desde la entrada en vigor de la Ley 11/23, los notarios pueden autorizar en línea determinados actos o contratos como la mayoría de los actos societarios (autorizaran la constitución de sociedades, el nombramiento de cargos, ceses, apoderamientos mercantiles, ampliaciones y reducciones de capital, modificaciones de estatutos, cambios de domicilio, liquidaciones, etc.).

También pueden autorizar pólizas mercantiles y algunos poderes especiales; y llevar a cabo los requerimientos iniciales de ciertas actas; de las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio ni adjudicación de propiedad; y de la división de la propiedad horizontal, así como la legitimación de firmas, entre otros.

Los protocolos electrónicos están depositados, de forma encriptada, en el Consejo General del Notariado y solo puede acceder a ellos el notario titular de cada uno, al igual que ocurre con los protocolos en papel, que siguen estando en las notarías.

La seguridad informática del proceso en la Sede Electrónica Notarial está garantizada por el uso de la firma electrónica cualificada de los notarios y su red privada, todos ellos desarrollados por el Centro Tecnológico del Notariado.